從業(yè)漫談丨如何組織好一場律所講座

作者 | 陳兆楠

從業(yè)以來有幸獲得所內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)信任，筆者總計參與組織了近十場律所講座，并多次負責(zé)講座新聞稿初稿撰寫。雖然過程不免有疏誤，但也積累了一定的籌備經(jīng)驗，僅作此文為各位同行朋友籌辦律所講座提供一點個人經(jīng)驗。

以下是籌辦一場律所講座的大致流程，本文將逐項說明具體的籌辦細節(jié)。

確認講座的主要發(fā)起人：主要發(fā)起人通常是某位主講人，明確主要發(fā)起人有助于第一時間向其獲取最新的活動流程，了解要邀請哪些致辭領(lǐng)導(dǎo)、主持人、主講人、點評嘉賓，確認演講主題等關(guān)鍵信息。這些要素一旦確定，其他籌備工作便可以有序推進。

確認自己的定位：確認自身在組織律所講座中的定位亦十分重要——你是負責(zé)全流程的承辦，還是僅負責(zé)所內(nèi)聯(lián)絡(luò)行政部門和品牌部門的協(xié)助承辦，或是只負責(zé)主持工作？這將直接影響你需預(yù)留的時間和工作量。若未能及時與直系領(lǐng)導(dǎo)及講座的主要發(fā)起人確認，可能會導(dǎo)致某個環(huán)節(jié)的工作重復(fù)或無人負責(zé)，影響整體效率。筆者就曾在此吃過大虧，在某次講座，因直系領(lǐng)導(dǎo)與主要發(fā)起人的溝通出現(xiàn)偏差，在開會前一天獲知原定僅需負責(zé)主持稿的工作變?yōu)樾枰修k全流程，盡管講座最終順利舉辦，但囿于時間限制，依舊有失誤，而該類情況不是不可避免，應(yīng)盡可能做足工作。

向相關(guān)部門申請期號：如果講座是律所內(nèi)的系列活動，通常需要提前與品牌或行政部門申請活動期號（如xx大講堂第x期），避免與所內(nèi)其他活動期號沖突。

確認開會的流程、人員：一般是向講座的主要發(fā)起人確認致辭領(lǐng)導(dǎo)、主持人、點評嘉賓的人選，盡早加微信、建立會議的籌辦群，以便及時溝通演講主題和PPT等資料。

準(zhǔn)備海報、水牌制作：海報和水牌是講座宣傳工作的重要組成部分，一般海報上載有會議的主題、主講人、嘉賓及其對應(yīng)頭銜等信息，需提前確認上述信息，再向所內(nèi)品牌部或其他負責(zé)制作海報的部門提交，水牌同理。值得注意的是，會議前一天需再次確認領(lǐng)導(dǎo)的出席名單，以應(yīng)對可能的變動。

準(zhǔn)備流程PPT、宣傳PPT、主持稿：流程PPT用于在講座中展示當(dāng)前階段和嘉賓，宣傳PPT則用于會議當(dāng)天所內(nèi)的大屏幕上宣傳。可向技術(shù)人員或曾辦過活動的律師獲取參考材料。

茶歇準(zhǔn)備：與發(fā)起人確認茶歇的賬目歸屬（主講人自行承擔(dān)or律所部門or律所總賬等），若計入律所的賬目，一般需向所內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)遞交活動經(jīng)費申請書，獲批后再采購。建議參考過往活動購買茶歇的渠道，遵循舊例購買。

聯(lián)絡(luò)拍攝組：一般應(yīng)與負責(zé)活動拍攝的人員提前定好拍攝檔期，避免檔期沖突，最后要靠自己手機拍攝然后被吐槽拍得丑...

會前確認工作：在會議開始前半天，需對各項事務(wù)再次進行最終確認，如水牌擺放順序是否合適（拍照給主要領(lǐng)導(dǎo)確認）、空調(diào)是否已安排提前開啟、茶歇是否已預(yù)訂、會場布置是否合理、是否已準(zhǔn)備好嘉賓的PPT并發(fā)給律所的技術(shù)人員、簽到表是否已打印好并置于會場門口、麥克風(fēng)能否正常使用等......

會中注意事項：應(yīng)隨時注意上臺嘉賓是否存在操作困難、話筒是否能正常工作等細節(jié)，確保會議順利運行。

會后工作：偷吃茶歇 （不是）。匯總講座筆記，撰寫新聞稿，附圖后發(fā)至律所品牌部。將完成的推文預(yù)覽發(fā)至活動微信群供相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)查閱，確認無問題后排期發(fā)布。

以上就是組織一場律所講座的大致流程，與其說考驗專業(yè)能力，倒不如說更加考驗細心程度。凡事多想一步，多做他人失誤的預(yù)案，多給自己容錯的空間，這樣有助于把握事情、掌握形勢。

[完]

陳兆楠

本 科畢業(yè)于廣東外語外貿(mào)大學(xué)。加入葉東杭律師團隊后，參與經(jīng)辦多起刑事案件，包括但不限于（網(wǎng)絡(luò)）開設(shè)賭場案件、涉黑案件、故意傷害/殺人案件、毒品犯罪案件、高新技術(shù)企業(yè)合規(guī)不起訴案件、虛開發(fā)票案件、受賄案件、各類詐騙案件、各類性犯罪案件等，在工作中積累了一定的刑事辦案經(jīng)驗。除辦案工作外，在團隊內(nèi)分管團隊內(nèi)部行政事務(wù)。