【史志論壇】地方綜合年鑒中縮略語(yǔ)的科學(xué)化使用分析||張燕伶

地方綜合年鑒中縮略語(yǔ)的

科學(xué)化使用分析

張燕伶

地方綜合年鑒作為系統(tǒng)記述本行政區(qū)域自然、政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)等方面情況的年度資料性文獻(xiàn)，由于需要高密度地濃縮信息，其語(yǔ)言應(yīng)凝練概括，因此頻繁使用縮略語(yǔ)。同時(shí)這一特性契合語(yǔ)言文字的“經(jīng)濟(jì)原則”，也在一定程度上推動(dòng)了年鑒中縮略語(yǔ)使用頻率的提升。然而縮略雖好，不能亂用。

《中華人民共和國(guó)國(guó)家通用語(yǔ)言文字法》提出漢語(yǔ)言文字的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化及其健康發(fā)展的要求，規(guī)范使用縮略語(yǔ)也不例外。《地方綜合年鑒編纂出版規(guī)定》《關(guān)于地方綜合年鑒編纂出版若干問(wèn)題的補(bǔ)充規(guī)定》《圖書編校質(zhì)量差錯(cuò)認(rèn)定細(xì)則》《報(bào)紙期刊質(zhì)量管理規(guī)定》都對(duì)縮略語(yǔ)的使用提出了要求。可見，規(guī)范使用縮略語(yǔ)是必須的。但以上海地區(qū)17部2024年地方綜合年鑒為例，部分年鑒縮略語(yǔ)的使用存在或多或少的問(wèn)題，如：無(wú)法就近明確含義、缺乏統(tǒng)一規(guī)范、首次出現(xiàn)時(shí)未標(biāo)注全稱或釋義、跨類目（分目、條目）指代不清、標(biāo)注形式不統(tǒng)一等問(wèn)題，影響讀者理解的準(zhǔn)確性與查閱效率。而“首次出現(xiàn)使用全稱并括注規(guī)范簡(jiǎn)稱”是年鑒編纂中普遍采用的縮略語(yǔ)標(biāo)注做法。但地方綜合年鑒作為一種兼具年度性、條目化、資料性、工具性等特性的出版物，其使用場(chǎng)景本質(zhì)上是非線性閱讀的，無(wú)法保證“第一次出現(xiàn)”的標(biāo)注能被讀者實(shí)際接觸到。這也使得“首次括注全稱”在地方綜合年鑒編纂實(shí)踐中存在現(xiàn)實(shí)困境，無(wú)法為規(guī)范使用縮略語(yǔ)提供統(tǒng)一、明確的依據(jù)。為此，筆者圍繞年鑒縮略語(yǔ)的使用問(wèn)題，提出重構(gòu)其標(biāo)注邏輯的建議，以期為縮略語(yǔ)的規(guī)范使用提供參考。

一、年鑒中縮略語(yǔ)的界定與類型

在中國(guó)，詞語(yǔ)縮略現(xiàn)象出現(xiàn)很早，其歷史可追溯到人類語(yǔ)言發(fā)展的早期，在《殷周金文集錄》、司馬遷《史記》中均有不少佐證。1946年，杜子勁在《國(guó)文月刊》第四十九期上發(fā)表《縮略語(yǔ)的論略》，開詞語(yǔ)縮略現(xiàn)象理論研究先河后，學(xué)者們開始關(guān)注漢語(yǔ)中的縮略現(xiàn)象。但對(duì)縮略概念的劃定，眾說(shuō)紛紜。目前“簡(jiǎn)稱”“略語(yǔ)”“縮略語(yǔ)”是使用廣泛、出現(xiàn)頻率較高的術(shù)語(yǔ)，但學(xué)界對(duì)其內(nèi)涵與外延的界定尚未達(dá)成共識(shí)。

在年鑒編纂中，“簡(jiǎn)稱”“縮略語(yǔ)”兩者常交替出現(xiàn)，卻各有潛臺(tái)詞。一般對(duì)“簡(jiǎn)稱”多取“簡(jiǎn)略之名稱”的狹義理解，同時(shí)規(guī)定了簡(jiǎn)稱本質(zhì)上是名詞或名詞性結(jié)構(gòu)，如“人大”“政協(xié)”。對(duì)“縮略語(yǔ)”則或?qū)捇驀?yán)，有的將字母詞（GDP、APEC）、數(shù)字縮合詞（“十四五”）、行業(yè)代碼、“滬蘇浙皖”這類地名節(jié)縮以及“營(yíng)改增”“雙減”等政策術(shù)語(yǔ)一概納入，有的卻排除字母類，僅指漢字壓縮形式。

新版《辭海》在“縮略語(yǔ)”詞條中指出：“‘縮略語(yǔ)’亦稱‘略語(yǔ)’‘簡(jiǎn)稱’。詞、短語(yǔ)或句子的簡(jiǎn)縮。”本文亦采取上述廣義“縮略語(yǔ)”觀點(diǎn)，即把在年鑒文本中經(jīng)刪減、拼接、代換后仍能復(fù)原核心信息的語(yǔ)言單位——無(wú)論漢字、字母、數(shù)字或混合串，也無(wú)論其內(nèi)部結(jié)構(gòu)是截略、縮合、統(tǒng)括、首字母縮略還是混成，亦不論其流通范圍是全國(guó)通用、行業(yè)專用還是年度臨時(shí)——均視為縮略語(yǔ)，并以其“形減義存、高頻復(fù)現(xiàn)、語(yǔ)境依賴”作為年鑒規(guī)范縮略語(yǔ)使用的操作基準(zhǔn)。這是回應(yīng)年鑒文本中復(fù)雜多樣的簡(jiǎn)化需求，兼顧年鑒語(yǔ)言事實(shí)與后續(xù)整理、檢索、數(shù)字化的需要，最大限度拓寬年鑒縮略語(yǔ)的研究范圍，為制定語(yǔ)料收集、使用規(guī)范及數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)提供統(tǒng)一且可操作的對(duì)象邊界。

縮略語(yǔ)作為語(yǔ)言中一種常見的現(xiàn)象，在年鑒中廣泛存在。縮略語(yǔ)的使用不僅使年鑒文本更加簡(jiǎn)潔，也體現(xiàn)了時(shí)代特征、地域特色和年度特點(diǎn)。

2.政策類縮略語(yǔ)。常見于政策文件、政府工作報(bào)告、官方新聞發(fā)布等語(yǔ)境中，它們是對(duì)復(fù)雜政策名稱、戰(zhàn)略部署或?qū)ｍ?xiàng)工作的簡(jiǎn)化表達(dá)，主要涉及黨的建設(shè)、社會(huì)治理、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、教育與民生、行政管理與安全等領(lǐng)域。這類縮略語(yǔ)具有高度政治性、權(quán)威性和語(yǔ)境依賴性。其使用不僅是為了語(yǔ)言簡(jiǎn)潔，更是為了強(qiáng)化政策認(rèn)同、構(gòu)建政治話語(yǔ)體系。如上海“五個(gè)中心”(國(guó)際經(jīng)濟(jì)中心、金融中心、貿(mào)易中心、航運(yùn)中心和科技創(chuàng)新中心)、“五大新城”（嘉定新城、青浦新城、松江新城、奉賢新城、南匯新城）、“一網(wǎng)統(tǒng)管”（通過(guò)統(tǒng)一的城市運(yùn)行管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)城市運(yùn)行各方面的高效管理）、“集團(tuán)化辦學(xué)”（一所名校與若干學(xué)校組成學(xué)校共同體），“四好農(nóng)村路”（建好、管好、護(hù)好、運(yùn)營(yíng)好農(nóng)村公路），“一老一小”照護(hù)(養(yǎng)老服務(wù)與嬰幼兒照護(hù)服務(wù))。

3.科技類縮略語(yǔ)。科技類縮略語(yǔ)在年鑒中也占據(jù)重要地位，尤其是在科技、教育、衛(wèi)生、體育等類目中更為常見。例如，“DNA”代表“脫氧核糖核酸”，“AI”代表“人工智能”，“BIM”代表建筑信息模型，“mRNA”代表“信使核糖核酸”。這類縮略語(yǔ)多為英文縮寫，也有部分中文拼音縮寫，它們通常代表某一科技概念、技術(shù)或設(shè)備。科技類縮略語(yǔ)的使用，體現(xiàn)科技發(fā)展的快速與專業(yè)性，但對(duì)讀者的專業(yè)知識(shí)提出一定要求。

4.經(jīng)濟(jì)類縮略語(yǔ)。經(jīng)濟(jì)類縮略語(yǔ)主要涉及經(jīng)濟(jì)政策、經(jīng)濟(jì)指標(biāo)、經(jīng)濟(jì)組織等方面。例如，“GDP”代表“國(guó)內(nèi)生產(chǎn)總值”，“CPI”代表“消費(fèi)者物價(jià)指數(shù)”，“IPO”代表“首次公開募股”，“科創(chuàng)板”代表“上海證券交易所科技創(chuàng)新板”，“規(guī)模以上企業(yè)”代表年主營(yíng)業(yè)務(wù)收入或年商品銷售額達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)，“兩新”代表新技術(shù)和新產(chǎn)業(yè)，“兩重”代表重大工程和重點(diǎn)項(xiàng)目。這類縮略語(yǔ)多為英文縮寫，也有部分中文縮寫，它們?cè)诮?jīng)濟(jì)類目中頻繁出現(xiàn)，用于簡(jiǎn)潔地表達(dá)經(jīng)濟(jì)概念與數(shù)據(jù)。

5.重大活動(dòng)類縮略語(yǔ)。如“進(jìn)博會(huì)”代表“中國(guó)國(guó)際進(jìn)口博覽會(huì)”，“上合組織峰會(huì)”代表“上海合作組織成員國(guó)元首理事會(huì)會(huì)議”，“上交會(huì)”代表“中國(guó)（上海）國(guó)際技術(shù)進(jìn)出口交易會(huì)”，“工博會(huì)”代表“中國(guó)國(guó)際工業(yè)博覽會(huì)”，“WAIC”代表“世界人工智能大會(huì)”，“華交會(huì)”代表“華東進(jìn)出口商品交易會(huì)”。這類縮略語(yǔ)不僅極大地提升傳播效率，還賦予活動(dòng)獨(dú)特的品牌標(biāo)識(shí)，使其在公眾心中形成強(qiáng)烈的符號(hào)化印象。

6.其他類型縮略語(yǔ)。年鑒縮略語(yǔ)還涉及文化、教育、體育、環(huán)境等領(lǐng)域。例如，“SMG”代表“上海文化廣播影視集團(tuán)有限公司”，高校建設(shè)中的“雙一流”代表一流大學(xué)、一流學(xué)科，“B2B”代表“企業(yè)與企業(yè)之間的電子商務(wù)模式”，“AQI”代表環(huán)境空氣質(zhì)量指數(shù)。這類縮略語(yǔ)通常代表某一文化機(jī)構(gòu)、體育賽事、教育政策、環(huán)境參數(shù)單位等。

上述六種類型的縮略語(yǔ)，從社會(huì)認(rèn)知的角度看，可分為“通用性”與“臨時(shí)性”兩類。前者已被社會(huì)廣泛接受，進(jìn)入公共語(yǔ)言系統(tǒng)，部分甚至成為固定詞匯，具有社會(huì)共識(shí)的特性；后者則局限于特定小群體、特定語(yǔ)境或特定時(shí)間段，難以為外界理解，部分生命周期較短，往往表現(xiàn)出某些群體在結(jié)構(gòu)或文化上的封閉特征。此外，從縮略語(yǔ)能否準(zhǔn)確傳遞本意、避免歧義的角度，又可將其分為“規(guī)范性”與“生造性”兩類。規(guī)范性縮略語(yǔ)符合語(yǔ)言習(xí)慣或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，即便脫離上下文，也能被準(zhǔn)確理解；而一些生造性縮略語(yǔ)打著“簡(jiǎn)潔”或“新穎”的旗號(hào)，實(shí)則對(duì)原有詞語(yǔ)進(jìn)行生硬壓縮，導(dǎo)致意義模糊，易引發(fā)誤解。例如：“宣貫”究竟指“宣讀并貫徹”“宣講并貫徹”，還是“宣傳并貫徹”？“初設(shè)”是指“初期設(shè)計(jì)”“初級(jí)設(shè)計(jì)”，還是“初步設(shè)計(jì)”？又如，用“董監(jiān)高”指代“上市公司董事、監(jiān)事及高級(jí)管理人員”，用“女配”表示“女配角”，用“個(gè)調(diào)”代指“個(gè)人收入所得調(diào)節(jié)稅”，這些縮略形式均存在指代不明、含義模糊的問(wèn)題。

二、年鑒中縮略語(yǔ)通行使用規(guī)則的執(zhí)行困境

1.首次不首。讀者可能首次接觸某縮略語(yǔ)即在該語(yǔ)詞的縮略語(yǔ)形態(tài)中。以上海某部區(qū)級(jí)綜合年鑒為例，“雙智試點(diǎn)”在全書首次出現(xiàn)是在大事記中，但未標(biāo)注其全稱“智慧城市基礎(chǔ)設(shè)施與智能網(wǎng)聯(lián)汽車協(xié)同發(fā)展試點(diǎn)”。這是因?yàn)樵撊Q在之后的“信息化建設(shè)”類目中才首次完整出現(xiàn)，編纂者誤以為已在該處履行“首次出現(xiàn)應(yīng)標(biāo)注全稱”的義務(wù)。類似的，縮略語(yǔ)“人行上海總部”也首次出現(xiàn)于“大事記”中，但其全稱“中國(guó)人民銀行上海總部”未被同步標(biāo)注，僅見于“銀行”類目。這種處理方式可能導(dǎo)致讀者在閱讀“大事記”時(shí)無(wú)法準(zhǔn)確還原其全稱。

2.重復(fù)括注。不同條目對(duì)同一縮略語(yǔ)的“首次出現(xiàn)”相互獨(dú)立，造成大量重復(fù)括注。以上海某部區(qū)級(jí)綜合年鑒為例，全書8次出現(xiàn)“環(huán)境空氣質(zhì)量指數(shù)（AQI）”，其中“生態(tài)環(huán)境”類目出現(xiàn)3次（1次在“綜述”，2次在同一個(gè)分目下的“概況”和“環(huán)境空氣質(zhì)量”條目），造成冗余，違背年鑒“高密度、低冗余”文體要求。主要原因還是對(duì)“首次括注全稱”規(guī)則的認(rèn)識(shí)不清晰，造成編者為“保險(xiǎn)”而有意或無(wú)意地過(guò)度注釋。

3.隱性簡(jiǎn)稱。編纂者為節(jié)省篇幅，常在某一類條目?jī)?nèi)部省掉括注，導(dǎo)致“首次”難以追溯。以上海某部區(qū)級(jí)綜合年鑒為例，對(duì)于專業(yè)性較強(qiáng)或新興的縮略語(yǔ)，如商協(xié)會(huì)、IPTV、ETF期權(quán)、STEM教育研究、創(chuàng)模等，首次出現(xiàn)時(shí)未提供全稱或定義，人為制造了閱讀門檻。如某部區(qū)級(jí)綜合年鑒，在“金融”類目中直接使用“工商、農(nóng)業(yè)、中國(guó)、建設(shè)、交通、郵政儲(chǔ)蓄”來(lái)表述全區(qū)六大國(guó)有銀行。這些縮略語(yǔ)都是相關(guān)詞語(yǔ)在全書中的首次出現(xiàn)，但未標(biāo)注全稱（如工商銀行、農(nóng)業(yè)銀行等），且表述過(guò)于簡(jiǎn)略，指代不清。讀者如果直接從索引跳轉(zhuǎn)至此，將無(wú)法理解這些縮略語(yǔ)具體指代什么。

4.指代漂移。一方面，同一縮略語(yǔ)在不同語(yǔ)境下指代不同全稱。如“GDP”在A表中指“國(guó)內(nèi)生產(chǎn)總值”、在B表中卻變成“地區(qū)生產(chǎn)總值”，“三高”在A類目中代表三個(gè)以“高”字開頭的地區(qū)、在B類目中代表論文的等次、在C類目中代表三種疾病。另一方面，同一機(jī)構(gòu)、事物等在不同條目中使用不同縮略形式（如“中科院上海分院”與“中國(guó)科學(xué)院上海分院”），看似不同，實(shí)則一致，或反之。此外，同一原式因受多種因素的影響而生成出兩個(gè)甚至兩個(gè)以上的不同的縮略形式。如“抽樣檢查”——“抽查”“抽檢”，“高速公路”——“高速路”“高速”。另外也存在不同年份間指標(biāo)口徑變化，但縮略語(yǔ)未更新，導(dǎo)致跨期比較失效。如“規(guī)上”這個(gè)經(jīng)濟(jì)類縮略語(yǔ)，從1998年沿用至今，但統(tǒng)計(jì)門檻已從最初年主營(yíng)業(yè)務(wù)收入500萬(wàn)元調(diào)整至2000萬(wàn)元。

5.孤證式縮略。年鑒編纂人員未經(jīng)審慎判斷，僅因個(gè)別詞匯字?jǐn)?shù)較多，便機(jī)械縮略，卻忽略該詞在全書中僅出現(xiàn)一次、本無(wú)縮略必要。例如，上海某部區(qū)級(jí)綜合年鑒將“沙特阿拉伯國(guó)家石油公司”簡(jiǎn)作“沙特阿美”，但無(wú)論是全稱還是縮略語(yǔ)此后均未再出現(xiàn)，形成“孤證”。再如，某綜合年鑒在高新技術(shù)成果轉(zhuǎn)化項(xiàng)目表中，對(duì)多個(gè)較長(zhǎng)字符的項(xiàng)目名加了縮略語(yǔ)，但也是僅在表格中一次性顯示。此類縮略既無(wú)復(fù)現(xiàn)價(jià)值，也未真正節(jié)省篇幅。對(duì)于僅出現(xiàn)一次的專業(yè)術(shù)語(yǔ)或機(jī)構(gòu)名稱等，原則上應(yīng)保留完整表述，無(wú)需刻意精簡(jiǎn)。

三、年鑒縮略語(yǔ)標(biāo)注規(guī)則優(yōu)化

當(dāng)前年鑒編纂實(shí)踐中，“首次出現(xiàn)使用全稱并括注規(guī)范簡(jiǎn)稱”規(guī)則之所以頻繁失范，根源在于“首次”界定模糊、標(biāo)準(zhǔn)缺位與語(yǔ)境割裂。首先，《圖書編校質(zhì)量差錯(cuò)認(rèn)定細(xì)則》說(shuō)“每篇首次”，《關(guān)于地方綜合年鑒編纂出版若干問(wèn)題的補(bǔ)充規(guī)定》說(shuō)“首次出現(xiàn)”。但年鑒的“篇”既可以是類目、分目、條目，也可以是“專文”“專記”“特載”等，層級(jí)不一，造成“注釋半徑”隨意伸縮。其次，辭書領(lǐng)域有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《辭書編纂常用漢語(yǔ)縮略語(yǔ)》，年鑒領(lǐng)域卻缺少對(duì)應(yīng)的“白名單”，編纂者往往只能憑經(jīng)驗(yàn)選擇縮略語(yǔ)，同一部年鑒里“GDP”“國(guó)內(nèi)生產(chǎn)總值”兩種寫法并存的現(xiàn)象屢見不鮮。

優(yōu)化年鑒縮略語(yǔ)標(biāo)注規(guī)則，不僅是技術(shù)層面的調(diào)整，更是年鑒編纂理念從“形式規(guī)范”向“認(rèn)知友好”轉(zhuǎn)型的體現(xiàn)。同時(shí)年鑒縮略語(yǔ)標(biāo)注規(guī)則的優(yōu)化，不應(yīng)止步于“是否注全”，而應(yīng)邁向“是否注懂”，即其使用應(yīng)以“讀者可理解”為最終目標(biāo)。應(yīng)打破“首次”迷思，回歸工具書“可檢、可懂、可用”的本質(zhì)屬性，旨在實(shí)現(xiàn)年鑒語(yǔ)言的公共性與專業(yè)性統(tǒng)一。筆者基于近年來(lái)的國(guó)內(nèi)研究成果和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)重構(gòu)“首次”界定標(biāo)準(zhǔn)，建立“錨定單篇（類）+獨(dú)立釋義”機(jī)制，以期助力年鑒縮略語(yǔ)注釋在“簡(jiǎn)潔性”與“可理解性”之間實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)平衡，讓規(guī)則回歸“讀者中心”。

（一）規(guī)則設(shè)計(jì)邏輯變化

作為工具書，年鑒使用方式以檢索式閱讀為主，沉浸式閱讀并不常見。因此年鑒縮略語(yǔ)標(biāo)注的實(shí)施關(guān)鍵在于，從首次出現(xiàn)到獨(dú)立閱讀單元，均應(yīng)確保其清晰可辨。為在年鑒中實(shí)現(xiàn)“一眼定位、唯一指代”的檢索目標(biāo)，要以“最小獨(dú)立閱讀單元”為基準(zhǔn)，同時(shí)把括注的覆蓋半徑適度外擴(kuò)，通過(guò)“錨定單篇（類）+獨(dú)立釋義”方式，把“首次”從線性的時(shí)間概念轉(zhuǎn)向立體化的空間錨定，實(shí)現(xiàn)行文規(guī)范、意義明確、表述簡(jiǎn)潔。（1）在“類目—分目—條目”三級(jí)結(jié)構(gòu)部分中，確定以“類目”為獨(dú)立單元；在每個(gè)類目首次出現(xiàn)縮略語(yǔ)時(shí)，無(wú)論該縮略語(yǔ)是否在其他類目標(biāo)注，均須在該類目?jī)?nèi)重新括注其全稱，確保單篇（類）可通讀無(wú)礙。（2）“專文”“專記”“特載”等文章體資料，則各自獨(dú)立執(zhí)行首次括注，即在每篇文章首次出現(xiàn)某個(gè)非通用縮略語(yǔ)的位置，使用其全稱并括注縮略語(yǔ)。（3）對(duì)年鑒中反復(fù)出現(xiàn)的縮略語(yǔ)，尤其是地方新近產(chǎn)生、行業(yè)性較強(qiáng)，或雖多次出現(xiàn)但讀者可能仍感陌生的，建議在附錄部分增設(shè)“年度重點(diǎn)縮略語(yǔ)表”，按音序或類別集中列出其全稱、簡(jiǎn)稱及首次出現(xiàn)頁(yè)碼，幫助讀者快速、準(zhǔn)確地鎖定全簡(jiǎn)稱對(duì)應(yīng)關(guān)系，并在“編輯說(shuō)明”中專條闡述上述編纂規(guī)則，以便查閱與后續(xù)使用。

（二）制定年鑒領(lǐng)域的縮略語(yǔ)使用標(biāo)準(zhǔn)

相較于辭書編纂領(lǐng)域在1996年6月已有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《辭書編纂常用漢語(yǔ)縮略語(yǔ)》，年鑒領(lǐng)域至今未有統(tǒng)一的縮略語(yǔ)使用規(guī)范。各綜合年鑒編纂部門在縮略語(yǔ)使用上“各自為政”，不僅造成縮略語(yǔ)使用混亂，也影響年鑒作為權(quán)威性工具書的科學(xué)性與規(guī)范性。雖然國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《辭書編纂常用漢語(yǔ)縮略語(yǔ)》為年鑒縮略語(yǔ)的使用提供了參考，且《地方綜合年鑒編纂出版規(guī)定》及其補(bǔ)充規(guī)定要求“首次使用時(shí)應(yīng)括注全稱”，但這些規(guī)定未結(jié)合年鑒非線性閱讀的特性對(duì)“首次”如何界定等問(wèn)題作出明確規(guī)范。為了更好地在年鑒編纂中利用縮略這一重要語(yǔ)言形式，引導(dǎo)縮略語(yǔ)使用走向規(guī)范化，相關(guān)部門應(yīng)研究制定并出臺(tái)適用于年鑒編纂領(lǐng)域的縮略語(yǔ)使用規(guī)范，明確其使用原則、注釋規(guī)則、分類標(biāo)準(zhǔn)及更新機(jī)制。

四、規(guī)范年鑒縮略語(yǔ)使用的流程管理

為提升地方綜合年鑒的編纂質(zhì)量與可讀性，亟需基于縮略語(yǔ)標(biāo)注規(guī)則的持續(xù)優(yōu)化，建立一套標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的縮略語(yǔ)管理機(jī)制。該機(jī)制應(yīng)貫穿年鑒編纂全過(guò)程，涵蓋“采集—審核—注釋—復(fù)審—發(fā)布”五大環(huán)節(jié)，并融入編輯、審稿、校對(duì)、排版等各個(gè)流程，確保縮略語(yǔ)使用統(tǒng)一、規(guī)范、易懂。

（一）前期準(zhǔn)備：建立雙層《縮略語(yǔ)表》

1.建立年度《編輯部縮略語(yǔ)表》。該表由編輯部在組稿前，根據(jù)當(dāng)年各級(jí)黨政機(jī)關(guān)工作報(bào)告等權(quán)威資料編制，字段包括：全稱、簡(jiǎn)稱、基本內(nèi)容、來(lái)源、縮略語(yǔ)性質(zhì)（全國(guó)通用、委辦自制、其他）、啟用年份等。要求“一義一詞”，禁止同一縮寫對(duì)應(yīng)多個(gè)含義；縮略語(yǔ)在年度內(nèi)保持相對(duì)穩(wěn)定，每年根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適度增刪。在體現(xiàn)年度特色和地區(qū)特點(diǎn)的同時(shí)，確保一定數(shù)量的縮略語(yǔ)具備跨年度可比性。

2.建立年度《供稿單位縮略語(yǔ)表》。各供稿單位須對(duì)文本中首次出現(xiàn)的縮略語(yǔ)標(biāo)注全稱，并提交《縮略語(yǔ)使用說(shuō)明表》。該表按年度更新，并與政府公報(bào)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)實(shí)時(shí)對(duì)接，確保權(quán)威性與時(shí)效性。編輯部在處理稿件時(shí)，對(duì)必須使用的縮略語(yǔ)，應(yīng)根據(jù)《供稿單位縮略語(yǔ)表》中的解釋，制作全稱與簡(jiǎn)稱對(duì)應(yīng)的條目，并補(bǔ)充至《編輯部縮略語(yǔ)表》；若《供稿單位縮略語(yǔ)表》未收錄的，則由編輯部按“全稱—簡(jiǎn)稱”格式制作條目，補(bǔ)充到《編輯部縮略語(yǔ)表》并標(biāo)注來(lái)源。

（二）過(guò)程控制：讓規(guī)則貫穿“編輯—審稿—校對(duì)—排版”全流程

1.在年鑒進(jìn)入編輯及三審三校階段，應(yīng)充分發(fā)揮《編輯部縮略語(yǔ)表》在規(guī)范全書縮略語(yǔ)使用中的基礎(chǔ)性作用。要確保全書縮略語(yǔ)對(duì)應(yīng)的全稱、解釋必須與《編輯部縮略語(yǔ)表》或權(quán)威來(lái)源保持一致；同一縮略語(yǔ)在全書中必須保持統(tǒng)一的簡(jiǎn)稱和全稱；對(duì)于具有時(shí)效性的縮略語(yǔ)（如政策、機(jī)構(gòu)名稱），需確認(rèn)其在年鑒出版時(shí)的有效性。同時(shí)由總纂、執(zhí)行主編等人員在統(tǒng)稿中對(duì)縮略語(yǔ)注釋進(jìn)行語(yǔ)境適配性復(fù)查，確保全稱與縮寫首次配對(duì)出現(xiàn)，后續(xù)使用一致，并在書末附錄中建立“縮略語(yǔ)索引”，便于讀者逆向查閱。

2.借助智能排版等技術(shù)，推動(dòng)年鑒縮略語(yǔ)規(guī)范從“事后糾錯(cuò)”到“事前防控”轉(zhuǎn)變。 如依托排版單位數(shù)字化平臺(tái)，自動(dòng)抓取樣稿中含大寫字母或數(shù)字的字符串等非通行的縮略語(yǔ)，生成年度“縮略語(yǔ)”列表。在校對(duì)階段，通過(guò)平臺(tái)再次掃描全書，比對(duì)《編輯部縮略語(yǔ)表》與“正文首次出現(xiàn)”，凡漏注或重復(fù)注釋均高亮提示。由編輯按照“錨定單篇（類）+獨(dú)立釋義”方式，對(duì)非通行的縮略語(yǔ)進(jìn)行處理。此外，編輯部可指派專人承擔(dān)縮略語(yǔ)審核職責(zé)，進(jìn)行合規(guī)性審查，重點(diǎn)核查縮略語(yǔ)是否屬于國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)通用或地方性慣例，避免首次不首、重復(fù)括注、隱性簡(jiǎn)稱、孤證式縮略等現(xiàn)象。

3.實(shí)施“動(dòng)態(tài)平衡”評(píng)審機(jī)制。每次送審前，由主編抽一定比例的非連續(xù)頁(yè)面，讓編輯在規(guī)定時(shí)間內(nèi)解釋所有縮略語(yǔ)，解釋率低于95% 即退回返工，用量化手段倒逼“簡(jiǎn)潔性”與“可理解性”達(dá)成動(dòng)態(tài)平衡。同時(shí)對(duì)于年鑒的縮略語(yǔ)，應(yīng)保持寬容一點(diǎn)的態(tài)度，允許這類工具書在收錄詞條時(shí)所依據(jù)的是實(shí)用原則而非嚴(yán)格的理論原則。

（三）細(xì)節(jié)把控：確保流程運(yùn)作順暢

1.建立編輯部的年鑒縮略語(yǔ)分類標(biāo)準(zhǔn)。編輯部可借鑒辭書國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合《國(guó)務(wù)院政府工作報(bào)告》縮略詞注釋等黨政文獻(xiàn)的用語(yǔ)實(shí)踐以及年鑒實(shí)際，將縮略語(yǔ)劃分為“通用—半通用—專用”三類。（1）通用類：在社會(huì)各階層、各行業(yè)廣泛認(rèn)知與使用的縮略語(yǔ)，如“八項(xiàng)規(guī)定”等，可直接使用縮略語(yǔ)，無(wú)需括注全稱。（2）半通用類：在特定領(lǐng)域或群體中高頻使用，但在大眾層面認(rèn)知度有限，如“專精特新”“雙碳”等，在首次出現(xiàn)時(shí)應(yīng)用全稱并括注簡(jiǎn)稱。（3）專用類：僅在小范圍（如單個(gè)地區(qū)、單個(gè)行業(yè)、單個(gè)機(jī)構(gòu)、技術(shù)文檔、內(nèi)部報(bào)告）中使用，外部受眾幾乎無(wú)法理解，如“招商引資‘十億百千萬(wàn)’計(jì)劃”“數(shù)字化‘六大會(huì)戰(zhàn)’”，如能直接以全稱表述，就避免使用縮略語(yǔ)，否則每次出現(xiàn)時(shí)均應(yīng)括注全稱，并可輔以簡(jiǎn)明釋義。另外對(duì)于那些在附錄設(shè)置《年度常用縮略語(yǔ)表》的年鑒，應(yīng)在“編輯說(shuō)明”中明示縮略語(yǔ)查閱位置，條目?jī)?nèi)可直接使用簡(jiǎn)稱，但需確保《年度常用縮略語(yǔ)表》內(nèi)全稱及對(duì)應(yīng)的簡(jiǎn)稱無(wú)歧義。

2.建立“讀者可用性測(cè)試”反饋機(jī)制。規(guī)則優(yōu)化不應(yīng)止于編輯端，更應(yīng)面向終端用戶。年鑒出版單位可在樣稿審讀階段或出版后引入“讀者可用性測(cè)試”，邀請(qǐng)地方志工作者、出版機(jī)構(gòu)人員、讀者代表等進(jìn)行“查找—理解—復(fù)述”任務(wù)，重點(diǎn)評(píng)估書中縮略語(yǔ)能否找到全稱；非專業(yè)讀者能否憑注釋準(zhǔn)確理解術(shù)語(yǔ)含義；是否存在“同形異義”或“異形同義”造成的混淆。通過(guò)收集縮略語(yǔ)理解障礙案例，推動(dòng)縮略語(yǔ)使用規(guī)則的優(yōu)化與流程調(diào)整，增強(qiáng)年鑒作為權(quán)威地情文獻(xiàn)的公共服務(wù)功能。

3.規(guī)范縮略語(yǔ)的書面標(biāo)寫。上海地區(qū)17部地方綜合年鑒中，有9部對(duì)縮略單位使用雙引號(hào)作為標(biāo)識(shí)，2部存在標(biāo)識(shí)方式混用情況。關(guān)于標(biāo)注縮略語(yǔ)（簡(jiǎn)稱）的引文內(nèi)容要不要用引號(hào)，目前沒有直接規(guī)定，但《出版管理?xiàng)l例》《標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法》以及中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》有相關(guān)例證，均未加雙引號(hào)。如《標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法》在“書名號(hào)”中示例：“我讀了《念青唐古拉山脈紀(jì)行》一文（以下簡(jiǎn)稱《念》），收獲很大”，其中《念》沒有加引號(hào)。可見，對(duì)引用簡(jiǎn)稱時(shí)沒有加引號(hào)的，主流做法是不加引號(hào)標(biāo)注簡(jiǎn)稱。但對(duì)引用簡(jiǎn)稱時(shí)已加引號(hào)的，標(biāo)注簡(jiǎn)稱時(shí)也要加引號(hào)。

結(jié)語(yǔ)

隨著生活節(jié)奏加快與大眾傳播媒介的普及，尤其是新興媒介的不斷涌現(xiàn)，縮略語(yǔ)在當(dāng)代社會(huì)中廣泛流行。年鑒縮略語(yǔ)“首次括注全稱”規(guī)則的應(yīng)用困境，并非完全源于規(guī)則本身“不科學(xué)”，而是“一本書主義”的編纂框架與數(shù)字時(shí)代多元閱讀場(chǎng)景之間的結(jié)構(gòu)性錯(cuò)位。縮略語(yǔ)使用規(guī)則亟需從“一次標(biāo)注、全書通用”的靜態(tài)模式，轉(zhuǎn)向“全生命周期—多場(chǎng)景適配”的動(dòng)態(tài)管理。這一轉(zhuǎn)變本質(zhì)上是地方綜合年鑒由“傳統(tǒng)印刷品”邁向“公共數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施”的范式轉(zhuǎn)型。優(yōu)化后以“最小獨(dú)立閱讀單元”為基礎(chǔ)的“首次括注全稱”規(guī)則，仍有待在實(shí)踐中進(jìn)一步檢驗(yàn)和完善。此外，要規(guī)范、恰當(dāng)?shù)厥褂每s略語(yǔ)并避免誤用，還需深入探討年鑒縮略語(yǔ)的構(gòu)造機(jī)制。這一問(wèn)題雖非本文的論述主題，亦需年鑒編纂同仁的持續(xù)關(guān)注與深入探討。

來(lái)源：方志上海（文章詳見《上海地方志》2026年第1期）

作者：張燕伶（上海市地方志辦公室年鑒工作處副處長(zhǎng)）