柯尼卡美能達(dá)：讓企業(yè)告別“檔案山”

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的浪潮中，大型企業(yè)的運(yùn)營管理隨時(shí)面臨著諸多新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，人事檔案管理作為企業(yè)管理的重要組成部分，其效率與質(zhì)量直接影響到企業(yè)的整體運(yùn)營。

在擁有數(shù)千名員工的大型集團(tuán)，曾長期被紙質(zhì)人事檔案管理的難題所困擾，在引入柯尼卡美能達(dá)辦公系統(tǒng)（中國）有限公司的 “紙質(zhì)檔案自動(dòng)化掃描歸檔解決方案” 后，實(shí)現(xiàn)了人事檔案管理的質(zhì)的飛躍。

檔案管理的困境

作為一家大型裝備制造企業(yè)，服務(wù)網(wǎng)絡(luò)覆蓋全國，在江蘇、遼寧等多地還設(shè)有生產(chǎn)基地，人員規(guī)模龐大，擁有近 2000 名員工。

人力資源部長期以來都以紙質(zhì)檔案形式管理著這些員工的人事檔案，每一名員工都有一本檔案冊，里面整齊地存放著員工的簡歷、勞動(dòng)合同、各類資格證書等重要文件，累計(jì)下來有上萬份紙質(zhì)人事檔案。

每當(dāng)新員工入職、老員工離職，或是進(jìn)行年度審核時(shí)，HR 們都要面對這堆積如山的檔案冊。傳統(tǒng)的人工處理方式讓他們苦不堪言。在項(xiàng)目推進(jìn)初期階段，該企業(yè)曾指派兩名實(shí)習(xí)生，試圖通過人工手動(dòng)來處理歸檔任務(wù)。

每份人事檔案都需要在掃描后逐一打開查看，并以 “姓名_員工號_部門” 的格式手動(dòng)重命名，再根據(jù)文件類型歸檔到對應(yīng)的文件夾，最后還需進(jìn)行人工校驗(yàn)。

這種方式下，掃描環(huán)節(jié)需要一頁頁手動(dòng)將文件放入掃描儀，對于上萬份的檔案而言，無疑是一項(xiàng)耗費(fèi)大量體力的重復(fù)性工作。命名環(huán)節(jié)更是錯(cuò)誤頻發(fā)的 “重災(zāi)區(qū)”，像 “張偉” 的合同被誤命名為 “張瑋.pdf” 這樣的情況屢見不鮮。

歸檔時(shí)，需根據(jù)文件類型和員工所在部門，手動(dòng)將文件拖拽到服務(wù)器上對應(yīng)的文件夾中，步驟繁瑣且極易出現(xiàn)遺漏。而當(dāng)需要查找檔案時(shí)，由于只是簡單的掃描圖片，無法直接搜索其中的文字內(nèi)容，想要找到某份特定的合同，難度堪比大海撈針。一段時(shí)間下來，項(xiàng)目組發(fā)現(xiàn)這種人工操作模式不僅耗時(shí)，而且任務(wù)進(jìn)度緩慢，難以按時(shí)達(dá)成目標(biāo)。

這些問題不僅直接降低了薪酬核算、晉升評審等重要業(yè)務(wù)的效率，更帶來了潛在的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，成為阻礙企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的一大 “攔路虎”。在全球總部數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略的推動(dòng)下，該企業(yè)中國區(qū)總部計(jì)劃將所有紙質(zhì)人事資料電子化歸檔，并上傳至統(tǒng)一線上平臺，這無疑給項(xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)帶來了巨大壓力。

自動(dòng)化

為了打破這一困境，集團(tuán)經(jīng)過多方調(diào)研與考察，引入了柯尼卡美能達(dá)的 “紙質(zhì)檔案自動(dòng)化掃描歸檔解決方案”。

該方案專為大型企業(yè)設(shè)計(jì)，通過優(yōu)化掃描歸檔全流程，可顯著提升作業(yè)效率與準(zhǔn)確性，助力其實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案歸檔及管理，大幅提升企業(yè)運(yùn)營效率。

柯尼卡美能達(dá)為該企業(yè)部署了旗下 30 臺 bizhub A3 彩色數(shù)碼復(fù)合機(jī)，并同時(shí)交付了該解決方案。通過在部分?jǐn)?shù)碼復(fù)合機(jī)上搭載的 “非凡掃描工作流解決方案”，助力該企業(yè)實(shí)現(xiàn)了人事檔案的掃描、重命名與歸檔流程的自動(dòng)化。

操作員在柯尼卡美能達(dá) bizhub 數(shù)碼復(fù)合機(jī)操作面板上輸入員工工號的前幾位，系統(tǒng)便會自動(dòng)從人事數(shù)據(jù)庫中調(diào)取相關(guān)信息，快速且精準(zhǔn)地匹配到對應(yīng)的員工。這一功能從根本上避免了文件 “張冠李戴” 的情況，徹底改變了以往因人工判斷失誤而導(dǎo)致文件歸屬錯(cuò)誤的問題。

系統(tǒng)內(nèi)部預(yù)先設(shè)置了豐富的文件類型索引菜單，涵蓋了勞動(dòng)合同、身份證、畢業(yè)證書、績效表等多種常見類型。操作員在掃描文件之前，只需通過索引表單，輕松選定對應(yīng)的文件類型，無需在掃描完成后再進(jìn)行人工判斷和手動(dòng)命名，極大地簡化了操作流程。柯尼卡美能達(dá) bizhub 數(shù)碼復(fù)合機(jī)操作面板簡潔易用，讓掃描歸檔一氣呵成。

掃描完成后，系統(tǒng)會按照預(yù)先設(shè)定的規(guī)則，如 “[工號][姓名][文件類型].pdf” 的格式，自動(dòng)為文件命名。同時(shí)，借助 OCR 文字識別技術(shù)，將文件轉(zhuǎn)換為可搜索的 PDF 格式。這意味著文件內(nèi)容不再是無法編輯和搜索的圖片，而是可以通過 Ctrl+F 快捷鍵快速搜索的文本，為后續(xù)的檔案檢索提供了極大便利。

處理完畢的文件會被系統(tǒng)自動(dòng)上傳到服務(wù)器上預(yù)先為該員工設(shè)定好的文件夾路徑中，整個(gè)過程無需人工進(jìn)行拖拽操作，有效避免了因人工操作失誤而導(dǎo)致的歸檔錯(cuò)誤。

在整個(gè)流程中，操作員的角色發(fā)生了根本性轉(zhuǎn)變，從 “復(fù)雜的判斷者和執(zhí)行者” 轉(zhuǎn)變?yōu)?“簡單的發(fā)起者和確認(rèn)者”，只需完成放好文件、點(diǎn)選類型、啟動(dòng)掃描這幾個(gè)簡單步驟，剩下的工作便全部由系統(tǒng)自動(dòng)完成。

結(jié)果才是核心

柯尼卡美能達(dá) “紙質(zhì)檔案自動(dòng)化掃描歸檔解決方案” 的成功實(shí)施，為集團(tuán)帶來了多方面的顯著效益，深刻改變了人事檔案管理的面貌。

處理一份檔案的時(shí)間從原來的幾分鐘大幅縮短到幾十秒，使得集團(tuán)能夠快速消化歷史積壓的大量檔案。以往需要多名員工花費(fèi)數(shù)周時(shí)間才能完成的檔案處理工作，現(xiàn)在僅需少數(shù)幾人在短時(shí)間內(nèi)就能高效完成，工作效率得到了前所未有的提升，有效解決了任務(wù)進(jìn)度緩慢的問題。

自動(dòng)化的命名和歸檔流程，徹底消除了人為因素導(dǎo)致的錯(cuò)誤。自方案實(shí)施以來，再也沒有出現(xiàn)過文件命名錯(cuò)誤、放錯(cuò)文件夾等情況，有力地保證了人事檔案信息的準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。

方案的實(shí)施有效釋放了 HR 部門和行政部的人力，讓員工從繁瑣的檔案處理工作中解脫出來，能夠?qū)⒏嗟臅r(shí)間和精力投入到更具戰(zhàn)略性的工作中，如人才招聘策略的制定、員工培訓(xùn)與發(fā)展計(jì)劃的實(shí)施等，從而提高了人力資源管理的整體效能，間接降低了企業(yè)的管理成本。

可搜索的 PDF 文件讓檔案信息的獲取變得極為便捷，只需輸入相關(guān)關(guān)鍵詞，就能在一秒鐘內(nèi)找到所需的檔案信息，大幅提高了決策和業(yè)務(wù)支持工作的效率。例如，在進(jìn)行員工晉升評審時(shí)，HR 能夠快速調(diào)取相關(guān)員工的績效表、資格證書等資料，為評審工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的支持。

電子化的管理流程實(shí)現(xiàn)了人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，文件的訪問權(quán)限能夠得到有效控制，更好地滿足了審計(jì)和數(shù)據(jù)安全的相關(guān)要求，顯著降低了因檔案管理不合規(guī)而帶來的風(fēng)險(xiǎn)。此外，在新員工入職或員工離職時(shí)，該企業(yè)的人事專員無需再在服務(wù)器數(shù)據(jù)庫中手動(dòng)新建或刪除員工檔案信息，只需通過 bizhub 數(shù)碼復(fù)合機(jī)操作面板即可完成相關(guān)操作，進(jìn)一步優(yōu)化了流程。

通過引入柯尼卡美能達(dá)的 “紙質(zhì)檔案自動(dòng)化掃描歸檔解決方案”，這家大型集團(tuán)成功擺脫了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的困境，朝著無紙化、智能化的方向穩(wěn)步邁進(jìn)。這一實(shí)踐案例充分表明，對于大型企業(yè)而言，將海量的紙質(zhì)人事檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，已不再是可做可不做的選擇，而是提升企業(yè)運(yùn)營效率、降低管理成本的必然要求。

隨著數(shù)字化浪潮的蓬勃發(fā)展，“紙質(zhì)人事檔案電子化” 已成為眾多大型企業(yè)的必然選擇。柯尼卡美能達(dá)將充分發(fā)揮創(chuàng)新技術(shù)優(yōu)勢，通過高效的 “紙質(zhì)檔案自動(dòng)化掃描歸檔解決方案”，助力中國企業(yè)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、提升檔案管理效率、降低運(yùn)營成本，加速邁向智能、可持續(xù)發(fā)展的未來！