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進入“系統(tǒng)遞交時代”,我們得多加幾雙手了
今天,旅游部邀請了第二家園持牌公司參加培訓,教我們如何使用即將在下個月啟用的線上遞交系統(tǒng)。
這套系統(tǒng)由旅游部指定的私人公司開發(fā),從下個月起,所有新的第二家園申請,都必須通過這個系統(tǒng)進行線上提交,不能再只交紙質文件了。
培訓的內容不算復雜,但我們聽下來,感受到的重點有好幾項,尤其是:對我們代辦公司來說,工作量不僅增加了,而且變得更瑣碎、節(jié)奏更緊張。
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旅游部總部會場
培訓重點,我們整理如下:
1. 每一份申請,都要由代辦公司“做擔保”
系統(tǒng)的第一步,是由我們這些持牌公司注冊成為擔保人(Sponsor),然后下一步才是為每一位申請人開檔。每一份新申請,都必須由我們“擔保”后,才能成功遞交。
2. 上傳文件、提交資料、在線付款 RM540
申請過程變成線上為主,包括上傳護照、親屬關系的公證書、無犯罪記錄、簡歷等等。
提交之后,需要即時通過系統(tǒng)支付 RM540 的“遞交費用”。(注意:這筆錢是直接付給開發(fā)系統(tǒng)的私人公司,不是旅游部或移民局。)
3. 可在線查進度,也能修改資料
遞交完后,我們可以在網站上看到申請進度。
當申請進入“審批會議”階段前,如果要更換類別、添加家屬,或者更新資料,都可以在系統(tǒng)里做修改。
4. 批準 / 拒簽的信函,系統(tǒng)可直接下載電子版
過去我們要等紙質信函,現(xiàn)在可以直接從系統(tǒng)下載電子版,無論是獲批還是被拒,都能在平臺上看到官方信函。
5. 最終貼簽的文件,也得上傳后才能去旅游部
客戶完成定存、體檢、保險后,還要把掃描件傳上系統(tǒng),第二天才能去旅游部貼簽。多了一道手續(xù),時間點上也要重新安排。
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培訓實況
系統(tǒng)聽起來不錯,但我們也看到幾個現(xiàn)實問題:
一,線上上傳后,紙質文件還是要交
系統(tǒng)上傳只是“預審”流程,最終還要準備紙質文件,交給移民局存檔。所以操作上,其實是多做一步,而不是簡化。
以前我們只需要處理紙本材料,現(xiàn)在等于每份申請要準備兩套文件(電子版 + 紙質版),每一份還都要再檢查一輪。
二,貼簽之前,還要先上傳材料、等系統(tǒng)確認
客戶完成入境手續(xù)后,我們不能像以前那樣直接安排貼簽。現(xiàn)在得先把掃描文件上傳,第二天才可以預約旅游部貼簽。這個延遲,對趕時間的客戶可能會有點不方便。
三,系統(tǒng)目前沒有Helpdesk(客服支援)
培訓時我們看到,系統(tǒng)目前沒有設置技術客服或反饋通道。如果遇到上傳失敗、付款卡住,或者系統(tǒng)宕機,沒法立刻處理。
如果我們不是工作日遞交,或是選擇晚上、周末遞交。試想一下,萬一RM540都付了,結果系統(tǒng)出錯,沒人回,你說我們急不急?
四,目前系統(tǒng)還沒跟移民局連線
這點客戶可能會關心。如果你現(xiàn)在已經持有其他馬來西亞長期簽證(比如配偶簽、學生簽、工作簽),系統(tǒng)還是可以先提交第二家園申請的。
等獲批后,再取消原有簽證——目前這條路是通的,因為兩個系統(tǒng)還沒連起來。
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8月1日上線
?♀? 多出來的活,全都落在我們代辦公司頭上
這次培訓之后,我們很清楚地看到一個現(xiàn)實:流程看似電子化,其實對我們這些在執(zhí)行第一線的公司來說,是多了許多工作。
以前我們只要審核紙質材料,現(xiàn)在還得逐頁審核電子掃描件,確保掃描件壓縮后清晰、格式正確、命名規(guī)范。每一個檔案都得分類上傳,系統(tǒng)內填寫每一欄位,不能出錯。
有些客戶提供的文件需要我們反復確認,文件多一點的主申請+家屬,就得花好幾個小時處理。而且所有操作都必須在系統(tǒng)上一次性完成,否則就容易失敗。
540馬幣的系統(tǒng)費用,是客戶看得見的;
但客戶看不見的,是我們這邊需要配備系統(tǒng)操作員、審查人員、流程跟進人員……
人手的增加,工資的壓力,才是我們長期面對的挑戰(zhàn)。
我們已經在這之前,提前準備加強內部人手配置,專門處理新系統(tǒng)上線后的操作。
這一塊,不做不行——因為系統(tǒng)不等人,客戶申請也不能拖。
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我們對客戶的承諾:認真、負責、提前準備
流程改了、系統(tǒng)變了,但我們的標準不變。
我們會提前幫客戶把材料準備好,文件由我們來確認、分類、處理好上傳。
所有操作環(huán)節(jié),我們一一梳理清楚,爭取做到零失誤。
在這個系統(tǒng)剛上線、問題還多的階段,我們會:
提前審核客戶資料,幫你檢查每一頁文件
安排錯峰上傳,減少宕機、卡頓的風險
提醒你適合的申請時間點
一旦系統(tǒng)那邊出現(xiàn)變化,我們第一時間替你調整流程
我們也提醒客戶:如果你打算近期申請第二家園,不妨盡快聯(lián)系。
新系統(tǒng)上線初期,總是問題最多的階段,憑借我們過去EMM2H,也是線上遞交的經驗,很快就可以適應新系統(tǒng)!
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