規范：公文處理的生命線

《中國共產黨機關公文處理條例》（以下簡稱《條例》）第一條規定：“為適應中國共產黨機關（以下簡稱黨的機關）工作的需要，實現黨的機關公文處理工作的科學化、制度化、規范化，制定本條例。”根據這一定義，公文處理需要實現“三化一體”，即要通過制度化來保證規范化，通過規范化來保證科學化，最終是要達到科學化。在此，就公文處理的規范化談些認識。

一、為什么必須做到規范

公文處理是領導機關公共權力運行的集中體現和規范表達，規范是公文處理的一條生命線。

只有規范，才能確保權力“在授權之下運行”。沒有公共權力的存在，就沒有公文運行的需要。公文特別強調要“在授權之下運行”，規范的首義就是要在授權之下運行。公文就是政令，只有得到授權的機關，才能行使政令，才能制發公文。制定公文要講出處，公文處理也要講依據。舉兩個例子：第一個例子是“一份沒有約束力的發文”。某個領導小組為了推動一項工作，未經黨委、政府授權，就以領導小組的名義向地、縣黨委、政府發了一個文。嚴格地說，這個文是沒有約束力的。那么，應該怎么處理呢？辦法其實很簡單，由該領導小組對地、縣的領導小組發文，抄送地、縣黨委、政府就行了。實際上，我們可以通過行文規范，解決權力運作的規范。第二個例子是“越權的會議紀要”。有一個機關事業單位自己召開辦公會議決定了20多萬元的開支，這個單位的上級領導問該單位負責人，誰給你的權力？對方回答：“我們開會研究決定的。”事后，我們查詢了該單位的規章制度，發現該單位的制度規定里沒有他們所說的這個會議，至于會議的召開形式、決策權限更加不清不楚。根據上級單位的有關規定，該單位無權決定這么大額的開支。這種超越授權的會議決定的事情是無效的，依據這樣的會議寫出的紀要也是無效的，更是沒有約束力的。

只有規范，才能確保權力“在制度之下運行”。制度是公文運行的基礎。用制度規范公文處理工作，可以確保公文的權威性、嚴肅性。個人不能凌駕于制度之上、組織之上。公文一定要按照制度審議、送審、簽發，才有約束力。公文處理的依據，就是黨規黨紀、國家法律法規和政府規章。只有認真學習、全面掌握這些規章制度，處理公文才能找到合法、權威的依據。

只有規范，才能確保權力科學、民主、依法行使。規范的程序，可以防止出現強制性、隨意性、個性化帶來的種種問題。如果在作出事關人民群眾切身利益的重大決策之前，嚴格地實行民主討論、集體決定，再加上專家論證會和公民聽證會兩道“安全閥”，實現程序的嚴格和過程的民主，這樣制發公文而形成的決策，尊重科學、尊重民意，能夠確保公共權力的正確行使和實際工作的有效推動。

只有規范，才能確保權力有序、合理、準確行使。規范是成熟的標志。有的機關、有的同志被批評，往往是公文處理中的一個小小閃失、一點小小差錯導致的。有一個事例，某單位將公文直接送給分管領導，分管領導又簽給其他五六個領導。根據哪里來哪里去的原則，領導的秘書將該文退給該單位，該單位只好一個接一個往下送。本想提高辦事效率，結果事與愿違。問題出在哪里？就是沒有按程序報送公文，沒有堅持“一個口子進”的原則。如果該公文直接報送黨委辦公廳（室），由辦公廳（室）按照規范程序處理，按照“一個口子出”的原則，將結果回復該單位，問題就簡單多了。

只有規范，才能確保上情下達、令行禁止、下情上達。公文處理工作的規范實現了上下之間的有效銜接，推動了左右之間的信息溝通。公文的銜接很重要，一個地方黨委系統之間、各個部門之間都要有一個統一的規范，才能相互對接、有效溝通。例如，公文尺寸的大小，每一頁多少行，每行多少字，《條例》都有明確的規定。這些規定雖然簡單，但不是每個人都能很好地遵守。不少剛進機關的大學生、研究生，如果沒有人提醒，也是做得不好的。又如，公文二維條碼就是上級規定的統一的編碼規則，是紙質文件的身份認證系統。只要按照這個編碼規則的軟件制作二維條碼，里面包含的信息，任何一臺安裝了這套系統的電腦都可以識讀。沒有二維條碼的規范推行，我們的文件智能交換系統就無法運行。

二、應當規范什么

公文處理是科學管理和領導藝術的和諧統一。公文處理應當主要規范好六個方面，即制度規范、程序規范、文種規范、行文規范、辦文規范、起草校核印制規范。

制度規范。公文一定要按制度辦理。公文處理工作是不允許隨心所欲的，一定要講依據、講規定，如果不知道，就應該去查制度、查規定。工作中，我有這樣的體會，當我向他人咨詢公文處理方面的問題，如果對方的回答是“我認為”、“我理解”或者“我感覺”應該怎么辦，我就會對他的話的權威性產生疑問。因為“我認為”、“我理解”、“我感覺”不是明確的制度規定。如果對方說“根據什么條例、多少條、多少款”的規定，應該怎么辦，他的話在我心目中的權威就樹立起來了。

程序規范。程序規范有兩個方面：一是公文報送的規范。《條例》第十二條明確規定：“不得越級向上級機關行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時，應當同時抄送被越過的上級機關。”有些事情特殊，必須越級才能辦，只要行文單位講清來龍去脈，交代清楚背景，按照行文規則報批，是能夠解決問題的。二是公文辦理的規范。就是要求處理公文不能擅自做主。辦事人員沒有經過一定的程序，沒有領導批示，沒有得到授權，擅自答復一級黨委（黨組）請示的事項，是絕對不允許的。對這類行為，說輕一點，是草率；說重一些，是違反紀律、違反規定。

文種規范。什么事情選什么文種，一定要把它琢磨清楚。我修改過這樣一個公文，內容是給上級機關的建議。我仔細琢磨后，發現《條例》的14 類公文文種中沒有“建議”。怎么辦？我提出用“報告”較為妥當，標題可以是“關于對……意見的報告”。14 種公文文種中沒有“建議”，但在公文的標題上也不是絕對不能使用“建議”，比如，《中共中央關于制定國民經濟和社會發展第十一個五年規劃的建議》，就用到了“建議”。工作中還遇到過這樣的情況，某個企業在非請示件中夾帶請示事項，并認為這個請示已經送達了，這是很不規范的。一般情況下，送到省委辦公廳的非請示件，將被作為閱件處理，附上一個處理簽，呈送有關領導同志閱知。對于呈閱件，領導可以簽批，也可以不簽批。對于請示件，承辦處室會根據具體情況，提出擬辦意見，按照程序呈送領導批示或轉有關部門（單位）、提交相關會議研究，然后再正式答復。所以，選擇好文種，是決定公文處理工作是否到位的一個重要因素。

行文規范。所謂行文規范，就是按照隸屬關系行文。比如，省委、省政府要向中央軍委呈送為參加“抗凝凍、保民生”部隊請功的公文。這個文怎么行？大家研究后提出，建議省委用“函”的形式向中央軍委辦公廳行文，而不用“請示”，解決了行文的規范問題。現在，還有一些行文不規范的事例。例如，某個單位將同一個請示件分別送省委、省政府，如果省委辦公廳與省政府辦公廳不溝通，就會出現省委辦公廳一種意見，省政府辦公廳一種意見。兩種意見可能不盡一致，即使意見一致，也會讓領導重復批辦。這類事例不少，要注意防止，嚴格按照隸屬關系行文。

辦文規范。這個問題是大家普遍關注的。在工作中要注意總結經驗，整理出一個實用的參考規范。比如，省委辦公廳設計了一個規范的公文呈閱箋，有“來文單位”、“來文標題或內容”、“收文時間”、“送文時間”、“來文份數”、“復印份數”、“分送范圍”（省委領導、廳領導、處室）、“備注”、“承辦處室”、“承辦人”等欄目，領導閱讀時一目了然。“備注”欄的設計，就是給領導一個選擇權，只要領導在呈閱箋上批示，就可以使“閱件”轉為“辦件”。

起草校核印制規范。起草、校核、印制過程的規范水平，代表一個單位的整體形象，體現工作人員的工作能力和工作水平。因為，公文是非常嚴肅的，萬分之一的錯誤都不能容忍。公文一旦發出，快馬難追。古代倒是有一個“快馬追文”的故事。唐宋八大家之一的歐陽修，為當時的宰相韓琦寫《相州晝錦堂記》，開頭兩句：“仕宦至將相，富貴歸故鄉。”文章送走后，他一琢磨，感到這兩句話味道不夠，馬上叫人騎快馬追回，改為“仕宦而至將相，富貴而歸故鄉”。加了兩個虛詞，使這篇文章富于轉折而有韻味。今天的交通很發達，往往是公文一旦發出就很難追回。所以，一定要嚴謹細致、確保質量，千萬不要把錯誤發送出去。

信息來源：本文來源于“秘書工作”，由人事工作者編輯整理。

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