工具|幫同事解決個人藏書管理問題，竟發現了騰訊文檔的妙用！

幫同事解決個人藏書管理問題

竟發現了騰訊文檔的妙用！

文/楊之藏

同事打電話給我，說是之前推薦給他用來錄入自己個人藏書的小程序，又用不了了。能夠用的，又需要繳費，而且繳費之后也不知道能夠用多久。最怕的就是，剛繳了費沒多久，那小程序就又用不了。問有沒有更靠譜一點的方法，既能夠解決圖書錄入的問題，又能夠解決購買圖書時，方便查詢，以避免重復購書的問題。

我忽然想起，在騰訊文檔里填一個表格的時候，里面有關聯收集表的選項。我想，能不能利用騰訊文檔來建立一個這樣的系統，實現這樣的任務呢？

于是，我讓同事發來他已經錄入的一些圖書信息，來判斷他主要需要錄入什么字段。然后開始這些操作：

1.將這份原始Excel表格導入到騰訊文檔里；

2.點擊右上方的“生成智能表”，將原始表格轉化為智能表；

3.打開智能表，點擊右上方的“生成表單”；

4.表單，就是用來方便收集我們錄入的圖書信息用的。編輯表單上需要填寫的字段；

5.然后點擊表單右側的“對外發布”，將這個表單分享給需要錄入圖書數據的同事；

6.選擇表格左下角的“查詢頁”；

7.選擇“通過已有工作表新建”，選擇圖書智能表；

8.編輯“查詢頁”中用來查詢的字段；

9.點擊右上方的“對外發布”，將這個頁面分享給需要查詢圖書數據的同事。

這樣你就可以通過表單來錄入圖書數據，通過查詢頁來查詢已經錄入的圖書數據了。而且這個數據，你可以隨時更新，也可以導入或導出。

但這只是實現了最基本的功能，如果還想增加用手機掃碼，自動錄入圖書的ISBN碼，就需要專門設置一個ISBN碼字段，在收集表里，將它的題目類型設置為“掃碼題”，就可以通過手機掃碼來收集圖書的ISBN碼。只不過，這是騰訊文檔超級會員專享題型。

如果，你還想通過這個ISBN碼來一次性獲取圖書的書名、作者、出版社、版次、標價、封面等其它信息，怎么辦呢？

我設想，可以在騰訊文檔的表格中再增設一個“自定義AI生成”字段，在提示詞里提示：根據ISBN碼來搜集這本圖書的書名、作者、出版社、版次、標價、封面、簡介等信息，然后在對應的字段里設置，類型下選擇“使用AI生成”，在“總結；信息提取；自定義AI生成”三個選項中，選擇“信息提取”，按照相應的提示詞要求，撰寫提示詞，使它從通過圖書的ISBN碼通過AI找來的信息中，提取本字段所需的信息進行填充。

但事實上，沒有跑通。原因是，騰訊文檔中的AI功能，只是針對表格中現有的數據進行智能篩選，而并不具備網絡搜索后填充表格字段的功能。

這個功能騰訊文檔沒有，但是飛書上有。飛書的多維表格中，這項功能讓我記憶深刻。

這次嘗試，無意之中發現，騰訊文檔里的多份表格之間的數據，還可以實現關聯。通過“自動化”的設置，可以通過收集表單往其中一份表格里添加記錄的同時，也可以往另外一份表格里添加記錄，實現各種神奇的數據同步。

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